快速生成准考证(Word版:邮件合并标签)
xsobi 2024-12-20 19:25 1 浏览
快速生成准考证（Word版：邮件合并标签）
我有一个好朋友在一学校教务处工作。前几天他向我诉苦，每一次期中期末考试。打印几千个学生的准考证都是一项繁杂的工作。他向我请教有没有好的方法？我说可以用邮件合并的方法呀，他说他试了邮件合并一页只能打一个学生的准考证号。我说可以用邮件合并里的标签功能。下边我把教给他的过程，采用图文的方式写下来，大家可以借鉴使用。有做的不好的地方，也请大家指出来，让我继续进步，谢谢。
成品示例：
一、新建一个word文档。
二、依次点击菜单“邮件”→“开始邮件合并”→“标签”。
三、在弹出的标签选项卡上，点击“新建标签”按钮。
根据需要设计每个准考证的长和宽以及每页能打的标签数。
这里我们先给自己的标签起个“标签名称”，如“学生准考证”，这样以后我们在使用的时候也直接就能拿来修改使用，比较方便。
然后在下面选择“页面大小”，一般是A4页面。
接着填写纸张的上边距、侧边距，标签的高度、宽度，以及纵向和横向的跨度，横着一行多少个标签，竖着一列多少个标签。
注意：纵向跨度要比标签高度稍微大一点点，这样上下两个准考证和准考证之间会留出一点空白，方便老师裁剪。同样横向跨度也要比标签宽度稍微大一点点。
还要计算“纵向跨度”与“竖标签数”的积加上“上边距”要小于页高，“横向跨度”与“横标签数”的积加上“侧边距”不能大于页宽。
设置好，点击“确定”按钮，页面会出现很多换行符号。
四、将光标放到第一个回车符前面，插入表格。根据需要调整好表格，输入相应项目文字。
五、将Excel电子表格关联到Word文档。
菜单“邮件”→“选择收件人”→“使用现有列表”。
找到含有准考号信息的电子表格文件，点“打开”按钮。
在出现的工作表选择界面选择含有准考证号信息的表格，确定即可。
Word文档此时出现一些“《下一记录》”的文字。表示关联成功。
六、将Excel电子表格的相关项目放入表格。
将光标放入姓名单元格后面的空单元格里，点菜单“邮件”→“插入合并域”→“姓名”。
其余项目都按照这种方法插入。提醒：此时表格出现变形也不必管。
点击菜单“邮件”→“预览结果”，就可以看到第一个学生准考证成品的样子了。
七、进一步美化，然后完成所有学生的准考证号生成。
对单元格内的文字设置字体字号，对齐方式等。直到自己满意。
点击菜单“邮件”→“更新标签”，就可以看到出现了所有准考证成品的样子了。
八、打印、完成。
点菜单“邮件”→“完成并合并”→“编辑单个文档”。会合并生成一个新Word文档，方便以后进行个别学生的微调后打印。
点菜单“邮件”→“完成并合并”→“打印文档”。直接发送打印机。
以上两种方式，都可以选择是全部合并，还是合并你可以指定的部分学生。
预告：
以后我再写一篇利用“标签设计打印软件”制作准考证号的文章。暂定名为《快速生成准考证（标签软件版）》。如果需要的人多，就写。其实写文章加截图什么的也真不容易。
只因喜欢。不是奔着这可能没有也可能只有几分钱的头条文章收益。真诚地请大家指教，让我进步。谢谢。
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